FLAMMES ACTUS

Offre d’emploi: Secrétariat Administratif et Sportif

Pour prendre en responsabilité le poste de « Secrétariat Administratif et Sportif », les Flammes recherchent des candidats volontaires et particulièrement motivés.

Les Flammes Carolo Basket, club de basket-ball professionnel au plus haut-niveau féminin français, sont à la recherche d'un(e) « Secrétaire Administratif et Sportif » (Poste à pourvoir dès maintenant).

Le fonctionnement de notre structure ressemblant à celui d'une PME, les candidatures devront être celles de personnes qualifiées et motivées.

Sous la responsabilité du Directeur Général et du Coordinateur Administratif et Financier, vous devrez:

1) Missions générales du secrétariat :

• Accueil physique et téléphonique => Interlocuteur N°1 nécessitant vitalité et dynamisme.

• Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques.

• Traitement des courriers, des dossiers (licences, mutations, changement de match, inscription des équipes auprès de la fédération et ou du comité départemental) et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage).

• Participe activement aux différents événements du club en lien avec son activité : matchs PRO et évènements divers.

2) Missions du secrétariat administratif :

• Prise de rendez-vous, tenue de l’agenda de la Direction.

• Gestion des fournitures et matériels de bureau (photocopieuse, fax et autres).

• Planification des réunions internes et réservation des salles de réunion.

• Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions.

• Prises de notes et rédaction de comptes-rendus lors de la réunion collaborateurs.

• Classement, archivage et diffusion des documents pour le cabinet d'expertise comptable (pièces bancaires, factures achats, ventes, justificatifs divers, etc... )• Gestion des recettes buvettes à l'issue des matchs PRO.

• Assure la facturation des ventes (sponsoring, locations ARENA, boutique, billetterie etc..).

• Assure le suivi et les relances des paiements clients suivant échéancier préparé.

• Rapprochement bancaire clients, production puis diffusion des CERFA après encaissement mécénat.

• Assure le lien et la bonne collaboration avec les autorités de la CPAM sur le suivi des dossiers d'accident de travail et de la mise en paiement. Les éléments sociaux seront gérés par le cabinet d'expertise comptable.

• Communique l'état des paiements régulièrement au DG et DAF (sponsoring, mécénat, subventions et IJSS).

• Assure le lien et la gestion avec la préfecture dans le cadre des contrats des étrangères : VISA, carte de séjour etc...

3) Missions du secrétariat sportif :

• Contribue à l’accueil et à l'entre aide des joueuses PRO en lien avec les différents intendants : Appartements, véhicules, équipe chauffeur, staff.

• Assure le lien privilégié avec les différents services de la Fédération Nationale et Internationale.

• Assure le lien avec les agents des joueuses dans le cadre socio juridique et dans le suivi de certains aspects contractuels sur demande du DG.

• Préparation / réservation / paiement en lien avec le staff PRO de la logistique déplacement des équipes PRO, CDF et section amateur (hébergement, repas et transports ).

• Gestion des qualifications et licences des joueuses PRO.

• Gestion des licences et du compte FBI en rapport avec le responsable de l'association sportive.

COMPETENCES ET CONNAISSANCES PROFESSIONNELLES :

• Bureautique et informatique: maîtrise texteur et tableur.

• Communication écrite : rédiger et organiser tous types de documents opérationnels courants, en

maîtrisant les règles d’orthographe et de grammaire.

• Communication orale : adapter son langage, ses messages, au type de public ou d’interlocuteur, s’exprimer au nom du club et de sa structure.

• Connaissance du club : connaître la structure globale, les postes et rôles des différents collaborateurs.

• Connaissance de l’environnement du club.

• Accueillir, filtrer et orienter les appels ainsi que les personnes.

• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.

• Renseigner les interlocuteurs.

• Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courriers, notes, procès-verbal, comptes rendus, dossier...)

• Organiser et prioriser les activités de secrétariat.

• Travailler en équipe.

QUALITES PROFESSIONNELLES :

• La polyvalence, cette compétence est sans nul doute la plus importante

• Autonomie : sens de l’anticipation, de l’initiative

• Maîtrise de soi : gestion du stress, capacité à travailler dans l’urgence

• Une grande capacité d'organisation

• La fiabilité

• Sens du client : le sens du service client

• la disponibilité

• Sens de l’entreprise : confidentialité des informations traitées

• Communication : sens du relationnel

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :

– Travaille en autonomie et en bureau, souvent partagé avec la responsable commerciale

– Se déplace pour coordonner, recueillir et diffuser certaines informations.

– Présent pour chaque événement sportif et extra sportif suivant les besoins définis par le

responsable évènementiel et la Direction.

Contrat: CDI 35h/semaine 

Merci de transmettre CV et lettre de motivation aux adresses suivantes: coachromu@msn.com et patrick.crety0962@orange.fr